Logistik für große Gruppen im Restaurant (50+ Personen)

Ein Anruf an einem Dienstagmorgen: „Guten Tag, wir wären 65 Personen für eine Verabschiedung in den Ruhestand, Samstag in zwei Wochen. Wäre das möglich?" Ihr Puls beschleunigt sich. Eine große Gruppe im Restaurant bedeutet einen beträchtlichen Umsatz in einem einzigen Service. Aber es ist auch eine logistische Herausforderung, die schnell zum Albtraum werden kann, wenn die Vorbereitung nicht stimmt. Schlecht angeordnete Tische, eine überlastete Küche, ein desorganisierter Service, eine Rechnung, die auf sich warten lässt — ein einziges Sandkorn im Getriebe und der Abend entgleist für alle, für Ihr Team ebenso wie für Ihre Gäste.

Eine Veranstaltung mit 50 oder mehr Personen in einem inhabergeführten Restaurant lässt sich nicht improvisieren. Anders als Ketten oder industrielle Caterer verfügen Sie weder über standardisierte Prozesse noch über Aushilfskräfte, die auf Knopfdruck verfügbar sind. Sie haben jedoch einen entscheidenden Vorteil: Flexibilität, persönlichen Kontakt und eine authentische Küche, die Veranstalter genau deshalb bei Ihnen suchen.

Dieser Artikel gibt Ihnen eine vollständige Methode an die Hand — Schritt für Schritt — um jede Anfrage für eine große Gruppe in eine rentable und kontrollierte Operation zu verwandeln, vom ersten Kontakt bis zum Wegräumen des letzten Stuhls.

Warum große Gruppen im Restaurant ein Rentabilitätshebel sind, den Sie nicht unterschätzen sollten

50, 70 oder 100 Gäste in einem einzigen Service zu bewirten, verändert die wirtschaftliche Gleichung Ihres Tages grundlegend. Während ein regulärer Service auf einer schrittweisen Auslastung mit Tischen für 2 bis 6 Personen basiert, garantiert eine große Gruppe ein festes, im Voraus bekanntes Gästevolumen.

Ein planbarer und konzentrierter Umsatz

Der erste Vorteil ist die Planbarkeit. Wenn Sie eine Gruppe von 60 Personen mit einem Menü zu 45 € pro Person annehmen, wissen Sie, dass der Service mindestens 2.700 € an Speisenumsatz generiert — vor den Getränken. Diese Sicherheit ermöglicht es Ihnen:

• Rohwareneinkäufe in größeren Mengen mit Ihren Lieferanten zu verhandeln
• Die Arbeitsstunden Ihres Personals präzise zu planen
• Lebensmittelverschwendung zu reduzieren, indem Sie exakt kalkulierte Mengen produzieren
• Ihre Liquidität durch Anzahlungen bei der Reservierung im Voraus zu sichern

Ein Schaufenster für Ihren Betrieb

Eine gelungene Veranstaltung vor 50 oder mehr Personen bedeutet 50 potenzielle Botschafter. Eine unvergessliche Verabschiedung in den Ruhestand, ein reibungsloser Geburtstag, ein flüssiges Firmenessen — jeder zufriedene Gast kann als Paar, mit der Familie wiederkommen oder Ihr Restaurant weiterempfehlen. Das ist ein besonders wirkungsvoller Hebel für lokales Marketing, der Sie nichts weiter kostet als die Exzellenz Ihrer Leistung.

Die Risiken bei schlechter Organisation

Umgekehrt kann eine schlecht organisierte große Gruppe teuer werden. 40 Minuten Verzögerung beim Hauptgang, ein Allergiefehler, ein Problem bei der Rechnungsstellung — und schon folgt eine Lawine negativer Online-Bewertungen. Der Ruf eines inhabergeführten Restaurants ist empfindlich. Eine einzige misslungene Veranstaltung kann das Image Ihres Betriebs in Ihrem Einzugsgebiet nachhaltig beschädigen.

Schritt 1: Die Anfrage ab dem ersten Kontakt qualifizieren

Der logistische Erfolg einer Veranstaltung mit 50 Personen im Restaurant entscheidet sich bereits in den ersten Minuten des Gesprächs mit dem Veranstalter. Zu viele Gastronomen nehmen die Reservierung an, ohne die richtigen Fragen zu stellen, und entdecken die Einschränkungen erst nach und nach.

Die wesentlichen Informationen, die Sie erfassen müssen

Bereiten Sie ein Standardformular vor — auf Papier oder digital — das Sie bei jeder Gruppenanfrage systematisch ausfüllen. Es sollte folgende Punkte abdecken:

• Genaue Personenzahl: mit einer akzeptierten Schwankungsbreite (z. B. ± 5 Personen, bestätigt 72 Stunden vorher)
• Datum und Zeitfenster: gewünschte Ankunftszeit, Beginn des Essens, verbindliche Endzeit
• Art der Veranstaltung: Geburtstag, Hochzeit, Firmenessen, Vereinsfeier, Familienfest — jede Art hat ihre eigenen Anforderungen
• Budget pro Person: gewünschte Preisspanne, Getränke inklusive oder nicht
• Ernährungsbesonderheiten und Allergien: Anzahl der Vegetarier, schwere Allergien (Gluten, Erdnüsse, Krustentiere), religiöse Speisevorschriften
• Technische Anforderungen: Beamer, Mikrofon, Platz für einen DJ, Bereich für eine mitgebrachte Torte
• Zahlungsmodalitäten: ein einzelner Zahler, geteilte Rechnung, Bestellscheine bei Firmenkunden

Zum richtigen Zeitpunkt Nein sagen können

Nicht jede Anfrage sollten Sie annehmen. Wenn eine Gruppe von 80 Personen an einem Samstagabend um 20 Uhr in Ihren Gastraum mit 60 Sitzplätzen kommen möchte, lautet die Antwort Nein — auch wenn die Umsatzverlockung groß ist. Eine Veranstaltung anzunehmen, die Sie nicht einwandfrei bewältigen können, bedeutet, sowohl Ihren regulären Service als auch das Erlebnis der Gruppe zu sabotieren.

Schätzen Sie Ihre maximale Kapazität ehrlich ein und berücksichtigen Sie dabei:

• Die Fläche Ihres Gastraums und die mögliche Tischkonfiguration
• Die Produktionskapazität Ihrer Küche (maximale Anzahl Gedecke pro Service)
• Das verfügbare Personal in Service und Küche an diesem Tag
• Die Auswirkung auf Ihre Stammgäste, wenn Sie den Betrieb ganz oder teilweise für die Gruppe reservieren

Schritt 2: Ein Menü konzipieren, das den Anforderungen großer Gruppen gerecht wird

Die reguläre Speisekarte Ihres Restaurants ist in der Regel nicht für einen Service mit 50 gleichzeitigen Gedecken geeignet. Einer Gruppe dieser Größe die gesamte Auswahl Ihrer Karte anzubieten, garantiert Chaos in der Küche.

Einheitsmenü oder begrenzte Auswahl: Ihre besten Verbündeten

Für große Gruppen im Restaurant lautet die goldene Regel: Reduzieren Sie die Anzahl der servierten Gerichte. Zwei Ansätze funktionieren gut:

Das Einheitsmenü: Ein einziges Menü für alle (außer bei Ernährungsbesonderheiten). Das ist die einfachste Lösung für die Küche. Sie bieten dem Veranstalter 2 oder 3 Menüoptionen an, der im Vorfeld auswählt. Am Veranstaltungstag essen alle dasselbe.

Die begrenzte Auswahl: 2 Vorspeisen, 2 Hauptgänge, 2 Desserts. Die Gäste wählen bei der Reservierung oder am Tisch. Diese Formel bietet mehr wahrgenommene Flexibilität und bleibt dennoch handhabbar. Bestehen Sie in diesem Fall darauf, dass die Auswahl mindestens 48 Stunden vor der Veranstaltung mitgeteilt wird.

Ihre Rezepte an große Mengen anpassen

Manche Gerichte Ihrer Karte eignen sich hervorragend für den Volumenservice. Andere werden ab 20 Gedecken zum logistischen Albtraum. Bevorzugen Sie:

• Langzeitgarungen: Schmorgerichte, Confits, langsam gegarte Speisen — am Vortag zubereitbar, beim Service aufgewärmt
• Einfaches Anrichten: Vermeiden Sie Teller mit 12 Elementen, bei denen das Anrichten jeweils 3 Minuten dauert
• Robuste Produkte: Gerichte, die 5 Minuten Wartezeit unter der Cloche vertragen, ohne an Qualität einzubüßen
• Gemeinsame Grundkomponenten: ein und derselbe Jus, eine gemeinsame Beilage für mehrere Teller

Vermeiden Sie Soufflés, minutengenaue Garungen empfindlicher Fische und aufwendige architektonische Anrichtungen. Was an einem Tisch für 4 beeindruckt, wird bei 60 gleichzeitigen Tellern unbeherrschbar.

Ernährungsbesonderheiten ohne Küchenchaos managen

Bei einer Gruppe von 60 Personen müssen Sie mit 3 bis 8 besonderen Ernährungsanforderungen rechnen: Vegetarier, glutenfrei, ohne Schweinefleisch, diverse Allergien. Der Schlüssel liegt darin, diese im Voraus zu erfassen und als separate, durch Tischkarten oder einen annotierten Sitzplan gekennzeichnete Bestellungen zu behandeln.

Erstellen Sie für die Küche ein Übersichtsblatt mit der genauen Anzahl jeder Variante und der Position am Tisch. Am Veranstaltungstag muss der zuständige Chef de Rang genau wissen, wer was bekommt.

Schritt 3: Die Raumgestaltung planen

Die Einrichtung Ihres Gastraums für eine Veranstaltung mit 50 oder mehr Personen erfordert vorausschauende Planung. Es geht nicht einfach darum, „Tische zusammenzuschieben".

Klassische Konfigurationen und ihre Einsatzzwecke

Die große Einzeltafel: Ideal für Familienfeiern oder Hochzeiten. Schafft eine gesellige Atmosphäre. Erfordert einen länglichen oder L-förmigen Raum. Nachteil: Der Service für die Gäste in der Mitte ist langsamer, und Gespräche beschränken sich auf die unmittelbaren Sitznachbarn.

Runde Tische für 8 bis 10 Personen: Die bevorzugte Konfiguration für Firmenveranstaltungen. Fördert den Austausch, vereinfacht den Service (ein Kellner pro Tisch oder für zwei Tische). Benötigt mehr Bodenfläche.

Das Bankett in U- oder E-Form: Ermöglicht einen Ehrentisch mit Blick auf die Gäste. Funktioniert gut für Reden und Programmpunkte. Erfordert ausreichend Platz in der Mitte.

Einrichtungsfehler, die Sie vermeiden sollten

• Den Bewegungsraum unterschätzen: Ihre Servicekräfte müssen hinter den Stühlen vorbeigehen können, ohne dass Gäste aufstehen müssen. Rechnen Sie mit mindestens 60 cm zwischen Stuhllehne und jedem Hindernis.
• Küchenzugänge vergessen: Der Weg zwischen Küche und dem entferntesten Tisch muss direkt und frei sein. Jeder Umweg kostet Zeit und erhöht das Sturzrisiko.
• Die Akustik vernachlässigen: 60 Personen, die in einem gefliesten Raum mit hoher Decke sprechen — das ergibt einen unerträglichen Lärmpegel. Wenn Ihr Raum hallig ist, informieren Sie den Veranstalter und bieten Sie Lösungen an (zugezogene Vorhänge, dezente Hintergrundmusik zur Regulierung der Lautstärke).
• Belüftung und Temperatur ignorieren: 60 Personen in einem geschlossenen Raum im Sommer — da steigt die Temperatur schnell auf 30 °C. Prüfen Sie, ob Ihre Klimaanlage oder Belüftung dem gewachsen ist.

Einen präzisen Saalplan erstellen

Zeichnen Sie einen maßstabsgetreuen Saalplan — auch von Hand auf Millimeterpapier. Positionieren Sie Tische, Stühle, Servicewege, den Standort des Buffets falls zutreffend, den Bereich für Reden oder die Torte. Teilen Sie diesen Plan dem Veranstalter zur Freigabe mit. Das vermeidet böse Überraschungen am Veranstaltungstag und stärkt Ihre professionelle Glaubwürdigkeit.

Schritt 4: Die Brigade und den Service organisieren

Das Personal ist der entscheidende Faktor bei einer Veranstaltung mit 50 Personen im Restaurant. Eine leistungsstarke Küche und ein perfektes Menü nützen nichts, wenn der Service nicht mithält.

Den Personalbedarf berechnen

Im regulären Service betreut ein erfahrener Kellner komfortabel 20 bis 25 Gedecke. Für eine große Gruppe reduzieren Sie diesen Wert auf 15 bis 20 Gedecke pro Servicekraft, da der Service stärker synchronisiert ist und die Ausgabe in größeren Mengen erfolgt.

Für eine Gruppe von 60 Personen planen Sie:

• Im Service: 3 bis 4 Servicekräfte + 1 Oberkellner oder Chef de Rang, der ausschließlich für die Gruppe zuständig ist
• In der Küche: Ihre reguläre Brigade + mindestens 1 Verstärkung für das Anrichten
• In der Spülküche: 1 zusätzliche Spülkraft, wenn Ihre reguläre Spülküche bereits durch den normalen Service ausgelastet ist

Falls Sie nicht über ausreichend eigenes Personal verfügen, greifen Sie auf Aushilfskräfte zurück. Kontaktieren Sie diese mindestens eine Woche im Voraus — gute Aushilfen sind am Wochenende sehr gefragt.

Das Team präzise briefen

Am Veranstaltungstag organisieren Sie ein 10- bis 15-minütiges Briefing vor der Ankunft der Gruppe. Dieses Briefing sollte umfassen:

• Den chronologischen Ablauf des Abends: Empfang, Aperitif, Vorspeise, Hauptgang, Dessert, Kaffee, voraussichtliches Ende
• Die Zuordnung der Stationen: Wer bedient welchen Bereich
• Die Ernährungsbesonderheiten und ihre Position am Tisch
• Die Anweisungen des Veranstalters: Wann ist die Rede geplant, mitgebrachte Torte, Geschenke, Programmpunkte
• Die Zahlungs- und Rechnungsmodalitäten
• Das Codewort bei Problemen (um den Verantwortlichen diskret zu informieren)

Service und Küche synchronisieren

Bei einer großen Gruppe muss die Kommunikation zwischen Service und Küche einwandfrei funktionieren. Bestimmen Sie einen einzigen Ansprechpartner zwischen beiden Bereichen — den Chef de Rang oder den Oberkellner — der die Ausgabe ansagt. Vermeiden Sie die Situation, in der drei verschiedene Servicekräfte die Küche unter Druck setzen.

Legen Sie die Ausgabezeiten im Voraus fest:

• Vorspeisen werden 20 Minuten nach dem Platznehmen ausgegeben (oder auf Signal des Veranstalters)
• Abräumen der Vorspeisen: maximal 25 Minuten nach der Ausgabe
• Ausgabe der Hauptgänge: 10 Minuten nach dem vollständigen Abräumen der Vorspeisen
• Gleiche Logik für die Desserts

Diese Zeitangaben sind Richtwerte — passen Sie sie an Ihre Küche und die Art der Veranstaltung an. Aber sie im Voraus festzulegen, vermeidet Leerlauf und Unsicherheit.

Schritt 5: Die Logistik von Einkauf und Lagerung beherrschen

Eine Veranstaltung mit 50 oder mehr Personen belastet Ihre regulären Lieferketten erheblich. Sie müssen vorausplanen, ohne übermäßig einzulagern.

Gezielt bestellen, rechtzeitig bestellen

Sobald das Menü bestätigt und die Personenzahl feststeht, geben Sie Ihre spezifischen Bestellungen auf. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre regulären Lieferungen den Mehrbedarf auffangen. Für eine Gruppe von 60 Gedecken:

• Fleisch und Fisch: Bestellen Sie exakt die Anzahl der Portionen + 5 % Puffer (also 3 zusätzliche Portionen bei 60 Gästen)
• Gemüse und Frischware: Bestellen Sie am Vortag oder zwei Tage vorher, um Frische zu garantieren
• Brot, Butter, Amuse-Bouches: Werden oft unterschätzt — planen Sie mehr als üblich ein, große Gruppen konsumieren beim Aperitif deutlich mehr
• Getränke: Wenn die Pauschale Getränke einschließt, rechnen Sie mit mindestens einer halben Flasche Wein pro Person, plus Wasser, Softdrinks und Kaffee

Um Ihre Bestände ohne Engpässe zu optimieren, empfiehlt es sich, die Einkäufe für die Gruppe physisch von den laufenden Beständen zu trennen. Beschriften Sie eine Kiste oder ein Regalfach mit „Veranstaltung [Datum]", damit das Team des regulären Service nicht darauf zugreift.

Alles vorbereiten, was im Voraus möglich ist

Am Vortag der Veranstaltung sollte Ihre Küche die Vorbereitungen so weit wie möglich vorangetrieben haben:

• Fonds, Saucen und Jus fertiggestellt
• Gemüse geschält, geschnitten, blanchiert
• Desserts zusammengesetzt (wenn das Rezept es erlaubt)
• Mise en place der Anrichtestationen

Am Veranstaltungstag sollten nur noch Kurzgarungen, Anrichten und Finalisierungen übrig sein. Je mehr Sie im Voraus vorbereiten, desto flüssiger und entspannter wird der Service.

Schritt 6: Den Veranstaltungstag methodisch managen

Am Tag der Veranstaltung basiert die Umsetzung auf der Vorbereitung der vorangegangenen Tage. Ihre Aufgabe als Verantwortlicher ist es, zu koordinieren — nicht Löcher zu stopfen.

Die Mise en place des Gastraums

Beginnen Sie mit der Einrichtung des Gastraums 2 bis 3 Stunden vor der Ankunft der Gruppe. Dies umfasst:

• Aufstellung der Tische gemäß dem freigegebenen Plan
• Tischdecken und Eindecken
• Überprüfung der Stuhlanzahl (zählen Sie nach — ein fehlender Stuhl bei 60 Personen bedeutet ein Gast ohne Sitzplatz)
• Aufstellung der Tischkarten, falls vom Veranstalter bereitgestellt
• Test der Beleuchtung und Hintergrundmusik
• Kontrolle der Sauberkeit der Sanitäranlagen (oft vernachlässigt, immer bemerkt)

Der Empfang: Die ersten 10 Minuten sind entscheidend

Die Ankunft einer großen Gruppe im Restaurant ist ein kritischer Moment. Fünfzig Personen kommen nie gleichzeitig an. Sie treffen in Grüppchen über 15 bis 30 Minuten verteilt ein. Planen Sie:

• Eine Person, die ausschließlich für den Empfang zuständig ist und die Gäste in den richtigen Raum oder zur Aperitif-Zone leitet
• Einen komfortablen Wartebereich, falls die Gruppe noch nicht vollständig ist (Bar, Terrasse, Biergarten)
• Einen ersten Kontakt mit dem Veranstalter, um letzte Details zu klären: „Die Rede kommt nach dem Dessert, richtig?"

Mit typischen Unvorhergesehenem umgehen

Selbst bei minutiöser Vorbereitung wird es zu unvorhergesehenen Situationen kommen. Hier die häufigsten und wie Sie damit umgehen:

• 5 Personen mehr als geplant: Wenn Sie Ihren 5-%-Puffer eingeplant haben, sind Sie küchenseitig abgesichert. Fügen Sie Stühle hinzu und passen Sie den Sitzplan an.
• Ein Gast mit einer nicht gemeldeten Allergie: Halten Sie in der Küche immer eine einfache und sichere Alternative bereit (gemischter Salat, gegrilltes Fleischstück ohne Sauce). Gehen Sie bei Allergien niemals ein Risiko ein.
• Der Veranstalter möchte das Dessert um eine Stunde verschieben: Kein Problem, sofern Ihre Desserts die Wartezeit vertragen. Informieren Sie die Küche umgehend, damit der Zeitplan angepasst wird.
• Probleme bei der Rechnungsstellung am Ende des Abends: Genau deshalb müssen die Zahlungsmodalitäten im Voraus geklärt sein. Eine Anzahlung von 30 bis 50 % bei der Reservierung sichert Ihre Liquidität und bindet den Veranstalter.

Schritt 7: Die Nachbereitung — eine unterschätzte Goldgrube

Sobald die Gruppe gegangen ist und der Gastraum aufgeräumt wurde, ist die Arbeit noch nicht beendet. Die Nachbereitung ist eine Phase, die die meisten selbstständigen Gastronomen vernachlässigen.

Das interne Debriefing

Nehmen Sie sich am nächsten Tag 15 Minuten mit Ihrem Team für eine kurze Nachbesprechung:

• Was hat gut funktioniert?
• Was hat Probleme bereitet?
• Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

Halten Sie diese Erkenntnisse in einem Notizbuch oder einer eigenen Datei fest. Nach 5 bis 10 Veranstaltungen haben Sie einen echten internen Leitfaden mit bewährten Vorgehensweisen aufgebaut, der genau auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist.

Die Nachbetreuung des Kunden

Senden Sie dem Veranstalter innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung eine Nachricht. Eine einfache E-Mail oder SMS genügt: „Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Ich hoffe, der Abend hat Ihren Erwartungen entsprochen. Gerne nehme ich Ihr Feedback entgegen." Diese einfache Geste stärkt die Beziehung und öffnet die Tür für zukünftige Reservierungen.

Wenn der Veranstalter zufrieden ist, ist jetzt der richtige Moment, ihm eine Online-Bewertung nahezulegen oder um Weiterempfehlung zu bitten. Sie können ihm auch einen Vorteil für die nächste Veranstaltung anbieten — einen Aperitif aufs Haus oder ein Dessert-Arrangement inklusive. Das ist eine minimale Investition, um einen Kunden zu binden, der Ihnen mehrere Tausend Euro Umsatz pro Jahr bringen kann.

Die Veranstaltung für Ihre Kommunikation nutzen

Mit Zustimmung des Veranstalters machen Sie einige Fotos des eingedeckten Gastraums (ohne Gäste, es sei denn, Sie haben eine ausdrückliche Genehmigung). Diese Bilder bereichern Ihre Seite „Veranstaltungen" auf Ihrer Website, Ihre Social-Media-Kanäle und Ihre Werbematerialien. Zu zeigen, dass Sie große Gruppen professionell bewirten können, ist das beste Argument, um weitere anzuziehen.

Die Gruppenverwaltung digitalisieren und effizienter arbeiten

Die manuelle Verwaltung einer Veranstaltung mit 50 Personen — Telefonate, E-Mails, Papierformulare — funktioniert zwar, ist aber zeitaufwändig und fehleranfällig. Einige einfache Tools können die Arbeitslast erheblich reduzieren.

Eine online einsehbare Speisekarte für eine leichtere Auswahl

Anstatt Ihr Gruppenmenü als PDF per E-Mail zu verschicken und auf Rückmeldungen zu warten, bieten Sie eine digitale Speisekarte an, die per QR-Code oder Weblink abrufbar ist. Der Veranstalter kann sie direkt an die Gäste weiterleiten, die die Optionen bequem auf dem Smartphone einsehen. Das spart allen Beteiligten Zeit und reduziert die Abstimmungsschleifen.

Mit einer Lösung wie ALaCarte.direct können Sie ein spezielles Menü für die Veranstaltung erstellen, es in Echtzeit aktualisieren und per einfachem Link teilen. Das professionalisiert Ihren Auftritt und vereinfacht die Kommunikation mit dem Veranstalter.

Ein gemeinsames Dokument zur zentralen Informationsbündelung

Erstellen Sie ein einziges Dokument — eine geteilte Tabelle oder ein Verwaltungstool — das alle Informationen zur Veranstaltung bündelt: Kontaktdaten des Veranstalters, gewähltes Menü, Ernährungsbesonderheiten, Saalplan, Service-Ablauf, Zahlungsmodalitäten. Dieses Dokument ist die einzige Referenz für das gesamte Team.

Den Tischumschlag auch bei großen Gruppen optimieren

Eine große Gruppe zu bewirten bedeutet nicht, dass Ihr Gastraum den ganzen Tag blockiert sein muss. Wenn Ihr Lokal über zwei Bereiche verfügt, können Sie einen Teil für die Gruppe reservieren und im anderen den regulären Service aufrechterhalten. Dieser Ansatz erfordert eine straffe Organisation, maximiert aber Ihren Umsatz. Für weiterführende Tipps lesen Sie unsere Empfehlungen zur Verbesserung des Tischumschlags.

Die vollständige Checkliste für Veranstaltungen ab 50 Personen

Zum Abschluss finden Sie hier die Checkliste, die Sie ausdrucken und bei Ihrer nächsten großen Gruppe im Restaurant sofort einsetzen können:

2 Wochen vorher:

• Informationsformular gemeinsam mit dem Veranstalter ausgefüllt
• Menü bestätigt und Preis schriftlich festgehalten
• Anzahlung eingezogen (30 bis 50 %)
• Saalplan gezeichnet und freigegeben
• Aushilfspersonal gebucht, falls erforderlich

1 Woche vorher:

• Lieferantenbestellungen für spezifische Produkte aufgegeben
• Ernährungsbesonderheiten aufgelistet und Lösungen mit dem Küchenchef abgestimmt
• Material überprüft: Stuhlanzahl, ausreichend Geschirr, Gläser, Tischdecken

48 Stunden vorher:

• Endgültige Personenzahl bestätigt
• Service-Laufzettel für das Team erstellt (Ablauf, Stationszuordnung, Zeitplan)
• Küchenvorbereitungen gestartet (Fonds, Saucen, Desserts)

Am Veranstaltungstag:

• Mise en place im Gastraum 1 Stunde vor Ankunft abgeschlossen
• Team-Briefing 30 Minuten vorher
• Empfang des Veranstalters 15 Minuten vor der Gruppe
• Umsetzung nach Plan, flexible Anpassung bei Unvorhergesehenem

Am nächsten Tag:

• Team-Debriefing
• Danknachricht an den Veranstalter
• Notizen im Veranstaltungsordner festhalten
• Fotos für die Kommunikation archivieren

Eine große Gruppe ab 50 Personen zu bewirten, gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben für selbstständige Gastronomen. Aber es ist zugleich eine der lohnendsten — finanziell wie menschlich. Der Unterschied zwischen einer katastrophalen und einer unvergesslichen Veranstaltung liegt selten an der Qualität Ihrer Gerichte. Er liegt an der Qualität Ihrer Vorbereitung. Jede Minute, die Sie im Vorfeld investieren, spart Ihnen zehn Minuten am Veranstaltungstag. Beginnen Sie damit, Ihr Standardformular und Ihre Checkliste zu erstellen. Alles Weitere ergibt sich ganz natürlich — Veranstaltung für Veranstaltung.